Słownik pojęć: KSeF, automatyzacja i AI

KSeF

Krajowy System e-Faktur

Państwowy system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formacie XML. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy odbierają w nim faktury, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania objął pozostałe firmy, z wyjątkami do końca 2026 r. Programy księgowe i automaty łączą się z nim przez API.

Więcej: KSeF w biurze rachunkowym, KSeF w sklepie internetowym

Faktura ustrukturyzowana

Faktura wystawiona w KSeF w formacie XML zgodnym ze wzorem FA(3). Dane są w stałych polach, więc program odczytuje je bez OCR i bez AI.

Więcej: OCR, AI czy KSeF?

Numer KSeF

Unikalny numer, który KSeF nadaje każdej przyjętej fakturze. Dzień jego nadania to dzień otrzymania faktury przez nabywcę, nawet jeśli nikt jej jeszcze nie otworzył.

Więcej: KSeF w sklepie internetowym

UPO

Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Dokument, którym KSeF potwierdza przyjęcie wysłanych faktur i nadanie im numerów. Warto zapisywać go razem z fakturami jako dowód wysłania.

Kod QR na fakturze

Kod na wizualizacji faktury z KSeF, np. na pliku PDF przekazanym poza systemem. Pozwala sprawdzić w KSeF, że faktura istnieje i się zgadza, bez logowania. Faktury wystawione w trybie offline mają dodatkowy kod, który potwierdza wystawcę.

Więcej: KSeF w biurze rachunkowym

Token KSeF

Ciąg znaków, którym program albo automat loguje się do KSeF w imieniu firmy, z nadanymi uprawnieniami. Tokeny miały działać tylko do końca 2026 r., ale Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostaną na czas nieokreślony. Zmiana rozporządzenia jest w przygotowaniu (stan na wrzesień 2026 r.).

Więcej: KSeF w sklepie internetowym

Zaświadczenie A1

Dokument, który potwierdza, że pracownik wysłany do pracy w innym kraju UE, EOG lub w Szwajcarii nadal podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu. W Polsce wydaje je ZUS, a wnioski od 1 kwietnia 2022 r. składa się wyłącznie elektronicznie.

Więcej: Terminy w agencji pracy

KRAZ

Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia

Rejestr agencji zatrudnienia. Bez wpisu nie można prowadzić agencji pracy. Agencja składa roczną informację o działalności do 31 stycznia, a od 1 czerwca 2025 r. sprawy w rejestrze załatwia się wyłącznie elektronicznie.

Więcej: Terminy w agencji pracy

Limit 18 miesięcy w pracy tymczasowej

Pracownik tymczasowy może pracować na rzecz jednego pracodawcy użytkownika łącznie do 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Przy wielu pracownikach i klientach najbezpieczniej, gdy limit liczy system.

Więcej: Terminy w agencji pracy

e-ZLA

elektroniczne zwolnienie lekarskie

Zwolnienie lekarskie wystawiane elektronicznie. Pracodawca otrzymuje je przez eZUS, a program płacowy może pobierać je automatycznie przez usługę ZUS. Od 9 stycznia 2026 r. usługa obejmuje też dokumenty ZLA/K, czyli skrócenia zwolnień.

Więcej: Dane do list płac

Automatyzacja procesów

Przekazanie powtarzalnych kroków pracy oprogramowaniu: przepisywania danych, przypisywania dokumentów, przypomnień czy raportów. Ludzie zajmują się wyjątkami i decyzjami.

Więcej: Ile kosztuje ręczna praca, Kalkulator kosztu ręcznej pracy

Integracja systemów

Połączenie dwóch lub więcej programów tak, żeby dane przechodziły między nimi same, bez przepisywania. Najczęściej przez API, a gdy go nie ma, przez import i eksport plików.

Więcej: n8n, Make czy własne rozwiązanie?

API

interfejs programistyczny

Interfejs, przez który jeden program wymienia dane z innym bez udziału człowieka. Przykłady: API KSeF, WebAPI w enova365 albo API sklepu internetowego.

Więcej: KSeF w sklepie internetowym

Webhook

Powiadomienie, które system wysyła automatycznie pod wskazany adres, gdy coś się wydarzy, np. wpłynie zamówienie. Dzięki temu automat reaguje od razu i nie musi co chwilę sprawdzać, czy są nowe dane.

RPA

Robotic Process Automation

Program, który obsługuje inny program tak jak człowiek: klika, wpisuje i kopiuje dane na ekranie. Stosuje się go, gdy system nie ma API ani importu danych. Jest wrażliwy na zmiany wyglądu obsługiwanego programu.

ERP

system do zarządzania firmą

System, który łączy finanse, sprzedaż, magazyn, kadry i inne obszary firmy. W Polsce popularne są m.in. Comarch ERP Optima, enova365 i Symfonia.

CRM

system do obsługi klientów

System do obsługi klientów i sprzedaży: kontakty, sprawy, zadania i historia rozmów. Często to w nim zaczyna się proces, który warto połączyć z innymi systemami.

Więcej: Realizacje

OCR

optyczne rozpoznawanie znaków

Zamiana obrazu tekstu, np. skanu, zdjęcia albo pliku PDF, na tekst, który rozumie komputer. Z szablonem pól dobrze działa przy dokumentach o stałym układzie.

Więcej: OCR, AI czy KSeF?

Model językowy (LLM)

Model AI, który rozumie i tworzy tekst. Przy dokumentach radzi sobie z nieznanymi układami, np. z fakturami zagranicznymi, ale może się pomylić, dlatego jego wynik zawsze sprawdzają reguły.

Więcej: OCR, AI czy KSeF?

Walidacja danych

Automatyczne sprawdzenie danych przed zapisaniem ich w systemie, np. czy suma pozycji zgadza się z kwotą do zapłaty albo czy NIP ma poprawną sumę kontrolną. Dzięki niej błędy wychodzą od razu, a nie przy księgowaniu.

Więcej: OCR, AI czy KSeF?, Dane do list płac

n8n

Narzędzie do budowania automatyzacji z gotowych bloków, z możliwością dopisania kodu. Można je uruchomić na własnym serwerze (wersja Community jest darmowa do użytku wewnętrznego firmy) albo w chmurze n8n, gdzie płaci się za wykonania przepływów.

Więcej: n8n, Make czy własne rozwiązanie?

Make

dawniej Integromat

Platforma do automatyzacji w chmurze. Scenariusze składa się z gotowych modułów, a opłaty liczy się w kredytach, zwykle 1 kredyt za jeden krok.

Więcej: n8n, Make czy własne rozwiązanie?

Zapier

Platforma do automatyzacji w chmurze z dużą liczbą gotowych połączeń z aplikacjami. Opłaty liczy się w zadaniach, czyli wykonanych krokach.

Więcej: n8n, Make czy własne rozwiązanie?