Automatyzacja agencji pracy
Agencja pracy, w której dokumenty nie gonią ludzi.
Automatyzuję obieg dokumentów, ewidencję godzin, pilnowanie terminów i rozliczenia pracowników tymczasowych. Także wtedy, gdy ludzie pracują za granicą i mówią w kilku językach.
Brzmi znajomo?
Setki pracowników, tysiące dokumentów, jeden zespół.
W agencji najwięcej czasu zabiera administracja wokół ludzi: dokumenty, terminy, godziny, pytania o status.
„Godziny od klientów przychodzą w różnych formatach.”
Excel, PDF, zdjęcie listy obecności. Ktoś musi to przepisać do płac i faktur.
„Pilnowanie ważności dokumentów to osobny etat.”
Umowy na czas określony, badania, zaświadczenia. Wystarczy przeoczyć jeden termin.
„Pracownicy pytają o status, a my szukamy w mailach.”
Informacja jest w systemie, ale pracownik jej nie widzi, więc dzwoni.
„Rozliczenia z klientami składamy ręcznie.”
Godziny, stawki i dodatki trzeba zestawić przed każdą fakturą.
Co mogę zautomatyzować
Administracja, która dzieje się sama.
Buduję rozwiązania wokół Waszych procesów i systemów. Część z nich znam z projektu, który od 2018 roku obsługuje sprawy osób pracujących w kilkunastu krajach UE.
Ewidencja godzin
Godziny od klientów w dowolnym formacie są odczytywane, sprawdzane i przekazywane do płac oraz fakturowania.
Dokumenty i terminy
Umowy, badania, zaświadczenia A1 dla delegowanych i inne dokumenty z terminami. Przypomnienia wychodzą automatycznie.
Panel pracownika w kilku językach
Dokumenty, statusy, umowa do akceptacji online i powiadomienia e-mail, SMS lub push. Po polsku, rumuńsku, bułgarsku albo w innym języku.
Masowe operacje z Excela
Zakładanie i aktualizacja setek spraw lub pracowników z jednego pliku, z kontrolą błędów.
Pulpit dla klientów i partnerów
Klient biznesowy widzi swoich pracowników, dokumenty i rozliczenia bez maili do biura.
Obieg dokumentów
Poczta, skany i formularze trafiają automatycznie do właściwej osoby i sprawy, na przykład po kodzie kreskowym.
Systemy, z którymi zwykle pracuję w tej branży:
Nie ograniczam się do jednej platformy. Przed wyceną sprawdzam, jakie możliwości integracji daje dany system: API, import i eksport danych albo wymianę plików.
Przykład
Od zgłoszenia pracownika do kompletu dokumentów.
W jednym z moich projektów pracownik sam zakłada sprawę w panelu, akceptuje umowę i dosyła dokumenty. System pilnuje kolejnych kroków i terminów, a zespół zajmuje się tylko sprawami, które wymagają decyzji.
- Kreator prowadzi pracownika krok po kroku i od razu sprawdza dane.
- Brakujące dokumenty system wskazuje sam i przypomina o nich automatycznie.
- Każda sprawa ma swój etap, termin i osobę odpowiedzialną.
Jak to działa
Przykładowy przepływ sprawy pracownika w panelu.
- 01 Pracownik rejestruje się w panelu i wypełnia kreator w swoim języku.
- 02 Akceptuje umowę online i wgrywa wymagane dokumenty.
- 03 System sprawdza komplet i przypomina o brakach.
- 04 Sprawa przechodzi przez kolejne etapy, a zespół widzi tylko wyjątki.
Jak pracuję
Zaczynamy od jednego procesu.
Nie musisz od razu planować dużego projektu. Wybieramy proces, który regularnie zabiera czas, i sprawdzamy efekt na nim.
- Pokaż mi problem
Rozmowa, udostępniony ekran albo krótkie nagranie. Sprawdzamy, jak działa proces i ile trwa.
- Ustalamy zakres
Efekt, koszt, zależności i sposób pomiaru. Na piśmie, przed startem.
- Buduję i testuję
Łączę systemy, obsługuję typowe przypadki i wyjątki.
- Wdrażamy i mierzymy
Porównujemy wynik z punktem wyjścia. Dostajesz dokumentację.
Pytania
Zanim zaczniemy.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Opisz swój proces w formularzu, a odpowiem w ciągu 1 dnia roboczego.
Czy system obsłuży pracowników, którzy nie mówią po polsku?
Tak. Panel, powiadomienia i dokumenty mogą działać w kilku językach. W jednym z moich projektów panel klienta działa po polsku, rumuńsku i bułgarsku.
Czy trzeba zmieniać program kadrowo-płacowy?
Nie. Automatyzacja działa wokół obecnych systemów. Sprawdzam, jakie dają możliwości integracji: API, import plików albo wymianę danych.
Co z danymi osobowymi pracowników?
Ustalamy, jakie dane są potrzebne, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane. System może obsługiwać wnioski RODO, na przykład usunięcie danych, oraz logowanie dwuskładnikowe dla zespołu.
Od czego zacząć?
Od procesu, który najczęściej wraca: zwykle ewidencja godzin albo pilnowanie dokumentów. Jedno działające rozwiązanie pokazuje, czy warto iść dalej.
Zacznijmy od rozmowy
Pokaż mi, jak dziś obsługujecie dokumenty pracowników.
7 krótkich pytań, około 2 minut. Odezwę się w ciągu 1 dnia roboczego. Bez prezentacji sprzedażowej.
Na blogu: Agencja pracy: terminy i dokumenty, których warto pilnować automatycznie
Inne branże: Biura rachunkowe · Kadry i płace · E-commerce · Logistyka