Automatyzacja kadr i płac
Kadry i płace bez ręcznego przenoszenia danych.
Łączę arkusze, systemy czasu pracy i program kadrowo-płacowy. Dane o godzinach, nieobecnościach i składnikach wynagrodzeń trafiają tam, gdzie trzeba, bez przepisywania. Zespół zajmuje się wyjątkami, a nie kopiowaniem.
Brzmi znajomo?
Koniec miesiąca nie musi oznaczać nadgodzin w kadrach.
Najwięcej czasu zabiera nie samo naliczanie płac, tylko zbieranie danych, sprawdzanie ich i przenoszenie między plikami a systemem.
„Ewidencję godzin dostajemy w pięciu różnych Excelach.”
Każdy dział albo klient ma swój format. Ktoś musi to ujednolicić i przepisać.
„Przed zamknięciem miesiąca wszyscy siedzą po godzinach.”
Dane spływają w ostatniej chwili, a błędy wychodzą dopiero przy naliczaniu.
„Każdą zmianę stawki wpisujemy w kilku miejscach.”
Umowa, arkusz, program płacowy. Wystarczy jedna pomyłka, żeby wypłata była błędna.
„Pracownicy dzwonią z pytaniami o urlopy i dokumenty.”
Informacje są w systemie, ale dostęp do nich ma tylko kadrowa.
Co mogę zautomatyzować
Dane płacowe, które same trafiają na miejsce.
Nie wymieniam programu kadrowo-płacowego. Dokładam to, czego brakuje między nim a arkuszami, mailami i ludźmi.
Import czasu pracy
Godziny, nadgodziny i nieobecności z arkuszy lub systemu RCP trafiają do programu płacowego w jednym, sprawdzonym formacie.
Walidacja przed naliczeniem
System wychwytuje braki, przekroczenia norm czasu pracy i niezgodne stawki, zanim ktoś je zauważy na liście płac.
Wiele firm, jeden proces
Dla biur obsługujących wielu klientów: każdy przesyła dane w swoim formacie, a do systemu trafiają już ujednolicone.
Portal dla klientów i pracowników
Przesyłanie danych i dokumentów, wnioski urlopowe i statusy bez maili i telefonów.
Kontrola terminów
Badania lekarskie, szkolenia BHP, końce umów. Przypomnienia wychodzą automatycznie, zanim termin minie.
Raporty i zestawienia
Koszty pracy, godziny i nieobecności dla kierowników lub klientów, generowane bez składania arkuszy.
Systemy, z którymi zwykle pracuję w tej branży:
Nie ograniczam się do jednej platformy. Przed wyceną sprawdzam, jakie możliwości integracji daje dany system: API, import i eksport danych albo wymianę plików.
Przykład
Od arkusza klienta do listy płac.
Typowy przypadek w biurze kadrowo-płacowym: klienci co miesiąc przysyłają dane w arkuszach, a zespół przepisuje je do programu. Przy kilkudziesięciu firmach to kilka dni pracy każdego miesiąca.
- Arkusz jest sprawdzany od razu po wgraniu, a klient dostaje listę błędów do poprawy.
- Poprawne dane trafiają do programu płacowego przez API albo import.
- Kadrowa widzi tylko wyjątki, które wymagają decyzji.
Jak to działa
Przykładowy przepływ danych płacowych dla biura, które obsługuje wiele firm.
- 01 Klient wgrywa arkusz w portalu albo wysyła go mailem.
- 02 System rozpoznaje firmę, okres i układ arkusza, także gdy ma kilka zakładek.
- 03 Reguły sprawdzają kompletność i poprawność danych.
- 04 Dane trafiają do programu płacowego, a wyjątki do pracownika.
Jak pracuję
Zaczynamy od jednego procesu.
Nie musisz od razu planować dużego projektu. Wybieramy proces, który regularnie zabiera czas, i sprawdzamy efekt na nim.
- Pokaż mi problem
Rozmowa, udostępniony ekran albo krótkie nagranie. Sprawdzamy, jak działa proces i ile trwa.
- Ustalamy zakres
Efekt, koszt, zależności i sposób pomiaru. Na piśmie, przed startem.
- Buduję i testuję
Łączę systemy, obsługuję typowe przypadki i wyjątki.
- Wdrażamy i mierzymy
Porównujemy wynik z punktem wyjścia. Dostajesz dokumentację.
Pytania
Zanim zaczniemy.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Opisz swój proces w formularzu, a odpowiem w ciągu 1 dnia roboczego.
Czy muszę zmieniać program kadrowo-płacowy?
Nie. Najpierw sprawdzam, jakie możliwości daje obecny program: API, import plików albo wymianę danych. Automatyzacja działa wokół niego.
Co z bezpieczeństwem danych pracowników?
Przed startem ustalamy, jakie dane są potrzebne, gdzie są przetwarzane i kto ma do nich dostęp. Dostęp do danych jest ograniczony do niezbędnego minimum, a umowę powierzenia przetwarzania danych podpisujemy przed wdrożeniem.
Czy to ma sens przy kilku pracownikach?
Zwykle opłaca się od momentu, gdy przenoszenie danych zajmuje kilka godzin tygodniowo. Dobrze widać to w kalkulatorze: wystarczy wpisać, ile czasu zajmuje dziś proces.
Jak długo trwa wdrożenie?
Pierwsze działające rozwiązanie dla jednego procesu to zwykle kilka tygodni. Dokładny termin podaję po poznaniu zakresu i dostępnych integracji.
Zacznijmy od rozmowy
Pokaż mi, jak dziś zbieracie dane płacowe.
7 krótkich pytań, około 2 minut. Odezwę się w ciągu 1 dnia roboczego. Bez prezentacji sprzedażowej.
Na blogu: Jak zautomatyzować zbieranie danych do list płac
Inne branże: Biura rachunkowe · Agencje pracy · E-commerce · Logistyka