Automatyzacja biura rachunkowego
Biuro rachunkowe bez przepisywania i gonienia klientów.
Łączę KSeF, pocztę, portal klienta i program księgowy. Dokumenty trafiają do właściwego klienta i miesiąca, braki są zgłaszane automatycznie, a zespół zajmuje się księgowaniem i doradztwem.
Brzmi znajomo?
KSeF nie zdjął z biura całej ręcznej pracy.
Faktury ustrukturyzowane to duży krok. Dookoła nich zostało jednak sporo pracy: przypisywanie, weryfikacja, dokumenty spoza KSeF i ciągłe przypominanie klientom o brakach.
„Klienci przysyłają dokumenty mailem, w komunikatorach i w teczce.”
Każdy kanał trzeba przejrzeć, a dokument przypisać do klienta i okresu.
„Co miesiąc gonimy klientów o brakujące dokumenty.”
Maile, telefony, przypomnienia. Zamknięcie miesiąca przesuwa się o kilka dni.
„Część dokumentów nadal przychodzi poza KSeF.”
Faktury zagraniczne, paragony, umowy, dokumenty od najmniejszych kontrahentów. Trzeba je odczytać ręcznie.
„Zestawienia dla klientów robimy w Excelu.”
Wynik, VAT do zapłaty, koszty. Co miesiąc od nowa, dla każdego klienta osobno.
Co mogę zautomatyzować
Dokumenty, które same trafiają na miejsce.
Nie wymieniam programu księgowego. Dokładam to, czego brakuje między nim, klientami, pocztą i KSeF.
Faktury z KSeF w procesie biura
Pobrane faktury trafiają do właściwego klienta, są sprawdzane regułami i przekazywane do księgowania. Wyjątki widzi księgowa.
Portal dokumentów dla klientów
Klient wgrywa dokumenty w jednym miejscu, a system przypisuje je do firmy i miesiąca. Bez szukania w skrzynce.
Automatyczne przypomnienia o brakach
System wie, czego brakuje, i sam wysyła klientowi listę braków. Kolejne przypomnienie wychodzi bez udziału zespołu.
Odczyt dokumentów spoza KSeF
OCR i AI odczytują faktury zagraniczne, paragony i skany. Reguły sprawdzają dane, a niepewne przypadki trafiają do człowieka.
Zestawienia dla klientów
Wynik, podatki do zapłaty i koszty generowane automatycznie i wysyłane klientowi mailem albo do portalu.
Terminy i obowiązki
Kalendarz terminów dla każdego klienta z przypomnieniami dla zespołu i klienta.
Systemy, z którymi zwykle pracuję w tej branży:
Nie ograniczam się do jednej platformy. Przed wyceną sprawdzam, jakie możliwości integracji daje dany system: API, import i eksport danych albo wymianę plików.
Przykład
Od dokumentu klienta do księgowania.
Typowy miesiąc w biurze: faktury przychodzą przez KSeF, reszta dokumentów mailem i w komunikatorach, a zespół pilnuje, czego jeszcze brakuje. W jednym z moich projektów podobny obieg obsługuje dokumenty przychodzące pocztą, jako skany i przez formularze.
- Każdy dokument trafia do właściwego klienta i okresu, także skan z kodem kreskowym.
- Klient dostaje automatycznie listę braków i przypomnienie, gdy termin się zbliża.
- Księgowa widzi tylko dokumenty, które wymagają decyzji.
Pobierz checklistę: 15 procesów, które warto zautomatyzować w biurze
Jak to działa
Przykładowy obieg dokumentów w biurze rachunkowym.
- 01 Faktura przychodzi przez KSeF albo klient wgrywa dokument w portalu.
- 02 System rozpoznaje klienta, rodzaj dokumentu i okres.
- 03 Dane są odczytywane i sprawdzane regułami.
- 04 Dokument trafia do księgowania, a brak lub błąd do księgowej i klienta.
Jak pracuję
Zaczynamy od jednego procesu.
Nie musisz od razu planować dużego projektu. Wybieramy proces, który regularnie zabiera czas, i sprawdzamy efekt na nim.
- Pokaż mi problem
Rozmowa, udostępniony ekran albo krótkie nagranie. Sprawdzamy, jak działa proces i ile trwa.
- Ustalamy zakres
Efekt, koszt, zależności i sposób pomiaru. Na piśmie, przed startem.
- Buduję i testuję
Łączę systemy, obsługuję typowe przypadki i wyjątki.
- Wdrażamy i mierzymy
Porównujemy wynik z punktem wyjścia. Dostajesz dokumentację.
Pytania
Zanim zaczniemy.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Opisz swój proces w formularzu, a odpowiem w ciągu 1 dnia roboczego.
Czy KSeF nie rozwiązał już problemu przepisywania faktur?
W dużej części tak. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy odbierają faktury przez KSeF. Wystawiają je w nim największe firmy od 1 lutego, a pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. Programy księgowe potrafią te faktury pobierać. Poza KSeF zostają jednak m.in. faktury zagraniczne, paragony i dokumenty od podatników, którzy do końca 2026 roku mogą jeszcze wystawiać faktury poza systemem. Do tego dochodzi przypisywanie, weryfikacja i komunikacja z klientami. To automatyzuję.
Czy muszę zmieniać program księgowy?
Nie. Popularne programy mają moduły KSeF oraz import i eksport danych, a część z nich udostępnia API. Sprawdzam, co daje Wasz program, i buduję rozwiązanie wokół niego.
Co z bezpieczeństwem danych klientów biura?
Ustalamy, gdzie są przetwarzane dane, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane. Zespół loguje się dwuskładnikowo, zmiany są rejestrowane, a umowę powierzenia przetwarzania danych podpisujemy przed wdrożeniem.
Od czego zacząć?
Zwykle od procesu, który co miesiąc wraca najbardziej: zbierania dokumentów i przypomnień o brakach albo zestawień dla klientów. Jedno działające rozwiązanie pokazuje, czy warto iść dalej.
Zacznijmy od rozmowy
Pokaż mi, jak dziś zbieracie dokumenty od klientów.
7 krótkich pytań, około 2 minut. Odezwę się w ciągu 1 dnia roboczego. Bez prezentacji sprzedażowej.
Na blogu: KSeF w biurze rachunkowym: co jeszcze warto zautomatyzować · OCR, AI czy KSeF? Jak dziś odczytywać dokumenty
Inne branże: Kadry i płace · Agencje pracy · E-commerce · Logistyka