KSeF w biurze rachunkowym: co jeszcze warto zautomatyzować

Od 2026 roku faktury między firmami trafiają do KSeF, a programy księgowe potrafią je pobierać. To duża zmiana, ale nie koniec ręcznej pracy w biurze rachunkowym. Pokazuję, co zostało i co da się z tym zrobić.

Gdzie jesteśmy we wrześniu 2026 roku

KSeF 2.0 działa produkcyjnie od 1 lutego 2026 r. Od tego dnia wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy największych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) od 1 lutego, a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.

• Do końca 2026 r. podatnicy ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Poza systemem mogą zostać też faktury z kas rejestrujących.
• Faktur dla konsumentów nie trzeba wystawiać w KSeF. Faktury dla zagranicznych kontrahentów bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce trzeba wystawić w KSeF, a nabywcy przekazać w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT).
• Kary za naruszenia według obecnych przepisów obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie ich na 2028 r., ale na razie to projekt zmian, a nie obowiązujące prawo.

Źródło: ksef.podatki.gov.pl, stan na wrzesień 2026 r.

Co KSeF już załatwił

Faktury od krajowych kontrahentów przychodzą w jednym, ustrukturyzowanym formacie. Popularne programy mają moduły KSeF: Comarch ERP Optima, enova365, Symfonia oraz programy InsERT potrafią pobierać faktury zakupowe automatycznie. Przepisywanie danych z PDF przestało być głównym problemem biura.

Co zostało do zrobienia ręcznie

1. Przypisanie i weryfikacja

Pobrana faktura to jeszcze nie zaksięgowany dokument. Trzeba ją przypisać do klienta i okresu, sprawdzić, czy dotyczy działalności, opisać i zadekretować. Przy kilkudziesięciu klientach to setki decyzji w miesiącu, z których większość jest powtarzalna.

2. Dokumenty spoza KSeF

Faktury zagraniczne, paragony, bilety, umowy, wyciągi i dokumenty od najmniejszych podatników do końca 2026 r. Te nadal przychodzą mailem, w komunikatorach albo na papierze i trzeba je odczytać.

3. Braki i komunikacja z klientami

KSeF nie powie, czego brakuje: faktury z zagranicy, umowy leasingu, informacji o sprzedaży gotówkowej. Biuro nadal przypomina klientom o dokumentach mailem i telefonicznie, a zamknięcie miesiąca się przesuwa.

4. Zestawienia dla klientów

Wynik, podatki do zapłaty, najważniejsze koszty. W wielu biurach te zestawienia wciąż powstają ręcznie, co miesiąc i dla każdego klienta osobno.

Co da się zautomatyzować

• Przypisanie faktur do klienta i okresu. Reguły oparte na NIP, kontrahencie i historii dokumentów rozdzielają faktury bez udziału księgowej.
• Wstępna weryfikacja. Znani kontrahenci i typowe koszty przechodzą automatycznie, a księgowa widzi tylko wyjątki.
• Portal dokumentów dla klientów. Dokumenty spoza KSeF klient wgrywa w jednym miejscu, a system przypisuje je do firmy i miesiąca.
• Odczyt dokumentów spoza KSeF. OCR i AI odczytują dane, reguły je sprawdzają, a niepewne przypadki trafiają do człowieka.
• Przypomnienia o brakach. Klient dostaje listę braków i kolejne przypomnienia bez udziału zespołu.
• Zestawienia dla klientów. Generowane automatycznie i wysyłane mailem albo do portalu.

Integracja z KSeF: dwie drogi

Pierwsza droga to korzystanie z tego, co pobiera program księgowy, i automatyzowanie kroków po nim: przez import, eksport albo API programu. Druga to pobieranie faktur bezpośrednio z API KSeF 2.0 i przetwarzanie ich we własnym procesie. API pozwala pobierać faktury przyrostowo, osobno dla każdej roli: sprzedawcy, nabywcy i podmiotu trzeciego.

Druga droga daje więcej kontroli, ale wymaga obsługi uprawnień oraz tokenów lub certyfikatów dla każdego klienta. Wybór zależy od programu, liczby klientów i tego, co dzieje się z fakturą po pobraniu.

Warto też policzyć koszty licencji. Comarch wprowadził opłaty za komunikację Optimy z KSeF zależne od liczby dokumentów, według cennika od 15 do 600 zł netto miesięcznie. Enova365 nie pobiera za KSeF dodatkowej opłaty. Przy dużej liczbie klientów taka różnica ma znaczenie.

Od czego zacząć

1. Policz, ile godzin miesięcznie zespół spędza na przypisywaniu, weryfikacji i przypominaniu klientom. Pomoże kalkulator kosztu ręcznej pracy.
2. Wybierz jeden proces. Najszybciej zwraca się zwykle automatyzacja przypomnień o brakach albo przypisywania faktur do klientów.
3. Sprawdź, co daje Wasz program: moduł KSeF, import i eksport danych, API. Od tego zależy, jak zbudować rozwiązanie.

Chcesz sprawdzić, które procesy w Twoim biurze nadają się do automatyzacji? Pobierz checklistę 15 procesów albo zobacz, jak pracuję z biurami rachunkowymi.

Czytaj też

• OCR, AI czy KSeF? Jak dziś odczytywać dokumenty w firmie
• KSeF w sklepie internetowym: co z fakturami zakupowymi