Automatyzacja w praktyce

KSeF w sklepie internetowym: co z fakturami zakupowymi

23 września 2026 · 6 min czytania · Jacek Samól

Sklepy internetowe szybko podpięły sprzedaż do KSeF. Druga strona, czyli faktury od dostawców, często została bez opieki. Pokazuję, skąd bierze się ta luka i jak ją zamknąć.

W skrócie: od 1 lutego 2026 r. faktura od polskiego dostawcy jest uznana za otrzymaną w dniu, w którym KSeF nada jej numer, nawet jeśli nikt w sklepie jej nie widział. Base.com wysyła faktury sprzedażowe do KSeF, ale nie pobiera zakupowych, więc faktury od dostawców, kurierów i marketplace często nie mają opiekuna. Tę lukę zamyka program księgowy z modułem KSeF, biuro rachunkowe albo automat, który pobiera faktury przez API KSeF i łączy je z zamówieniami.

Co zmieniło się w 2026 roku

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF. Faktura od polskiego dostawcy jest uznana za otrzymaną w dniu, w którym KSeF nada jej numer, niezależnie od tego, czy ktoś w firmie ją zobaczył. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy największych firm od 1 lutego, a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.

Faktury dla konsumentów nie podlegają obowiązkowi. To ważne w e-commerce, bo duża część sprzedaży to klienci indywidualni. Faktury dla firm, czyli zamówienia z numerem NIP, trafiają już do KSeF.

Sprzedaż: tu zwykle jest dobrze

Popularne systemy sprzedażowe obsługują wysyłkę faktur do KSeF. Base.com (dawniej BaseLinker) wysyła faktury i korekty wystawione w systemie, bez dodatkowej opłaty, i pozwala wyłączyć z wysyłki faktury bez NIP nabywcy. Programy InsERT, takie jak Subiekt GT i Subiekt nexo, również wysyłają faktury automatycznie.

Zakupy: tu jest luka

Base.com nie pobiera faktur zakupowych z KSeF. Sklep, który prowadzi sprzedaż w Base.com, a księgowość zleca biuru, często nie ma nikogo, kto na bieżąco sprawdza faktury od dostawców, kurierów, marketplace i reklam. Tymczasem od strony podatkowej są już odebrane.

Faktura od dostawcy towaru nie trafia do rozliczenia zakupu ani do kontroli marży.
Faktury za prowizje marketplace i kampanie reklamowe gubią się między kanałami.
Biuro rachunkowe dostaje dokumenty z opóźnieniem albo pobiera je samo, bez kontekstu zamówień.

Trzy sposoby na faktury zakupowe

Sposób	Kiedy ma sens	Na co uważać
Program księgowy lub sprzedażowy pobiera faktury	Masz Subiekta, Optimę, enova365 albo Symfonię z modułem KSeF	Pobranie to dopiero początek: dokument trzeba jeszcze przypisać i sprawdzić
Biuro rachunkowe pobiera faktury	Księgowość jest zewnętrzna i biuro ma uprawnienia w KSeF	Sklep nie widzi zakupów na bieżąco, np. do kontroli marży
Własny automat przez API KSeF	Chcesz powiązać faktury z zamówieniami, dostawcami i marżą	Trzeba obsłużyć uprawnienia, tokeny lub certyfikaty oraz limity API

Jak wygląda automat

Automat regularnie pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF. API KSeF 2.0 pozwala robić to przyrostowo, od ostatniego pobrania.
Rozpoznaje dostawcę i rodzaj kosztu: towar, prowizja, transport, reklama.
Łączy fakturę z zamówieniem u dostawcy albo z okresem rozliczeniowym platformy.
Sprawdza, czy kwoty zgadzają się z zamówieniem, i oznacza rozbieżności.
Przekazuje fakturę do księgowości i do raportu marży. Człowiek widzi tylko wyjątki.

Warto wiedzieć: API KSeF zwraca faktury w zaszyfrowanych paczkach i ma limity liczby eksportów na godzinę. Faktury trzeba pobierać osobno dla każdej roli: sprzedawcy, nabywcy i podmiotu trzeciego. Dobrze zaprojektowany automat bierze to pod uwagę od początku.

Na co jeszcze uważać

Tryby awaryjne. KSeF ma tryby offline, w których faktura trafia do systemu z opóźnieniem. Automat powinien to obsłużyć, a nie zgłaszać błędu.
Kary. Według obecnych przepisów kary za naruszenia obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie ich na 2028 r., ale na razie to projekt zmian.
Uprawnienia. Dostęp do KSeF dla automatu nadaje się osobno i warto go ograniczyć do tego, czego automat potrzebuje.

Źródła: ksef.podatki.gov.pl, dokumentacja API KSeF Ministerstwa Finansów, centrum pomocy Base.com (stan na wrzesień 2026 r.).

Od czego zacząć

Sprawdź, kto dziś odbiera faktury zakupowe w Twojej firmie i jak szybko trafiają do księgowości. Jeśli odpowiedź brzmi „nikt” albo „biuro, pod koniec miesiąca”, to dobry kandydat do automatyzacji. Więcej o tym, jak pracuję ze sklepami, piszę na stronie automatyzacja e-commerce.

Czytaj też

Zacznijmy od rozmowy

Pokaż mi, jak dziś obsługujecie faktury od dostawców.

7 krótkich pytań, około 2 minut. Odezwę się w ciągu 1 dnia roboczego.

Opisz swój proces