Agencja pracy tymczasowej: terminy i dokumenty, których warto pilnować automatycznie

W agencji pracy tymczasowej najwięcej ryzyka kryje się nie w dużych decyzjach, tylko w terminach, które łatwo przeoczyć. Zebrałem te, których pilnowanie najlepiej oddać systemowi.

1. Limit 18 miesięcy u jednego klienta

Pracownik tymczasowy może pracować na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika przez łącznie 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy. Przy setkach pracowników i wielu klientach ręczne liczenie tych okresów w arkuszu to proszenie się o błąd.

System może liczyć ten limit osobno dla każdej pary pracownik i klient, z uwzględnieniem przerw, i ostrzegać z wyprzedzeniem, na przykład na dwa miesiące przed końcem.

2. Sprawozdanie do KRAZ

Agencja zatrudnienia składa roczną informację o działalności za poprzedni rok do 31 stycznia. Jej niezłożenie może skończyć się zakazem prowadzenia działalności i wykreśleniem z rejestru. Od 1 czerwca 2025 r. sprawy w KRAZ załatwia się wyłącznie elektronicznie.

Dane do sprawozdania, takie jak liczba osób skierowanych do pracy czy kraje, są w systemach agencji przez cały rok. Zestawienie może powstać automatycznie, a zespół tylko je sprawdza i wysyła.

3. Zaświadczenia A1 dla delegowanych

Wnioski o zaświadczenie A1 dla pracowników delegowanych za granicę składa się wyłącznie elektronicznie przez eZUS. Zaświadczenie ma określony okres, a delegowanie często się przedłuża.

Automat może pilnować dat A1 dla każdego delegowanego pracownika, ostrzegać przed ich końcem i przygotowywać dane do wniosku, żeby zespół nie przepisywał ich ręcznie.

4. Ewidencja czasu pracy od klientów

Ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego prowadzi pracodawca użytkownik, a agencja potrzebuje jej do wypłaty i faktury. Każdy klient przysyła ją w innym formacie. To jeden z procesów, który najczęściej zabiera agencji całe dni pod koniec miesiąca.

• Jeden kanał przyjmowania ewidencji: portal albo dedykowany adres e-mail.
• Automatyczne rozpoznanie klienta, okresu i układu pliku.
• Walidacja godzin: normy, nadgodziny, pracownicy spoza listy.
• Przekazanie danych do płac i do faktury dla klienta.

5. Dokumenty z terminem ważności

• Umowy na czas określony: koniec umowy znany już przy zgłoszeniu.
• Badania lekarskie i szkolenia BHP.
• Zezwolenia na pracę i dokumenty pobytowe cudzoziemców.
• Uprawnienia zawodowe, np. do obsługi wózków widłowych.

Każdy z tych dokumentów ma datę, którą system może śledzić. Przypomnienie wychodzi do koordynatora i do pracownika, w jego języku, zanim termin minie.

Jak to połączyć

Najlepiej działa jeden rejestr pracowników z dokumentami, datami i przypisaniem do klientów, z którego korzystają przypomnienia, raporty i panel pracownika. W jednym z moich projektów system obsługuje sprawy osób pracujących w kilkunastu krajach UE, z panelem w trzech językach i ponad 30 zadaniami działającymi automatycznie w tle. Opisuję go w realizacjach.

Źródła: biznes.gov.pl (praca tymczasowa), KRAZ, ZUS (A1), stan na wrzesień 2026 r. Artykuł nie jest poradą prawną.

Więcej o tym, co automatyzuję w agencjach, piszę na stronie automatyzacja agencji pracy.

Czytaj też

• Jak zautomatyzować zbieranie danych do list płac
• Ile kosztuje ręczne przepisywanie danych? Jak policzyć, czy automatyzacja się opłaca